Manual de Procedimiento

El Manual de Procedimientos es un documento técnico de sistematización normativa que contiene la descripción detallada de las acciones que se siguen en la ejecución de actividades, sub procesos y procesos, por una o más unidades orgánicas incluyendo además los puestos de trabajo que intervienen, precisando sus responsabilidades y participación.

 

También contiene información y ejemplos de formatos, autorizaciones o documentos necesarios, instrucciones para el uso de máquinas o equipos de oficina a utilizar y cualquier otro documento o información como dato necesario para el correcto desempeño del procedimiento.

 

*Utilidad

El Manual de Procedimientos debe ser utilizado como un instrumento para la sistematización de los flujos de información y documento base para el desarrollo del Plan Estratégico de Sistemas de Información de la Entidad y del Sector.

*Criterios para su elaboración.

 

Los Manuales de Procedimientos deberán tener las siguientes características:

 

1. Información completa, concisa y clara.

 

2. Fácil manejo e identificación.

 

3. Que permita intercambiar las hojas para su permanente actualización.

 

4. En formato A4 y A3 cuando sea necesario para los gráficos.

 

 

*Procedimiento para la formulación del manual de procedimientos.

 

1. La Oficina Ejecutiva de Organización o la oficina que haga sus veces en la respectiva entidad, deberá elaborar el Inventario de Procedimientos de su entidad, según los procesos y subprocesos establecidos en el Reglamento de la Ley No. 27657 Y según el estudio situacional y análisis, diseño o rediseño, de las funciones de los cargos o puestos de trabajo y de los Procedimientos, efectuados por las unidades orgánicas.

2. La Oficina Ejecutiva de Organización del Ministerio de Salud o quien haga sus veces en las entidades, programará las actividades y establecerá los plazos para la formulación del Manual de Procedimientos, para lo cual desarrollará reuniones de trabajo con las unidades orgánicas de su entidad para diseñar la interrelación de todos los procesos y subprocesos; para lo cual se utilizará la simbología de diagrama de bloques; debiendo considerarse que la citada interrelación se refiere a la relación que se origina, cuando la información o producto de un subproceso, se convierte en información o insumo para otro subproceso.

 

3. En base al inventario de procedimientos, las unidades orgánicas del segundo nivel organizacional y las de tercer nivel, dependientes directamente del órgano de dirección de la Entidad, deberán efectuar lo siguiente:

 

a. El análisis detallado de la situación actual de cada uno de los procedimientos inventariados. Para lo cual se utilizará la simbología para la elaboración de

 

Flujogramas, del Anexo N° 8

 

b. Desarrollar la propuesta de mejora o simplificación de procedimientos, disminuyendo pasos innecesarios, estandarizando diversos flujos, incluyendo pasos no considerados, reemplazando procedimientos manuales por automatizados y otras mejoras continuas de calidad en el

 

Proceso, que ahorren tiempo, costos y recursos.

 

4. Las unidades orgánicas del segundo nivel organizacional de las entidades, describirán los procedimientos mejorados o simplificados utilizando el formato

 

"Hoja de Descripción de procedimientos" (F-ORG-02-12), según las instrucciones del Anexo No. 7 Y presentarán en impreso y medio magnético a la Oficina Ejecutiva de Organización o la que haga sus veces en la entidad respectiva.

5. La Oficina Ejecutiva de Organización o la oficina que haga sus veces en la respectiva entidad, deberá identificar las interrelaciones de los procedimientos presentados por las oficinas a fin de consolidarlos en procedimientos de la entidad, efectuar su simplificación y estandarizar los procedimientos similares desarrollados por los diferentes órganos de distinta manera,

6. La Oficina Ejecutiva de Organización o la oficina que haga sus veces en la respectiva entidad, deberá compendiar los procedimientos de la entidad, considerando el esquema general que se presenta a continuación.

 

*Contenido del manual de procedimientos

• Carátula de Identificación del Manual 
• Índice
• Capítulo I Introducción
• Capítulo 11 Objetivo del Manual
• Capítulo 111 Base Legal