Organizacion

La organización consiste en el diseño y determinación de las estructuras, procesos, sistemas, métodos y Procedimientos tendientes a la simplificación y optimización del trabajo.

Importancia de la organización

El propósito de la organización es simplificar el trabajo y coordinar y optimizar funciones y recursos. En otras palabras: lograr que el funcionamiento de la empresa resulte sencillo y que los procesos sean fluidos para quienes trabajan en ella, así como para la atención y satisfacción de los clientes.

En esta etapa se definen las áreas funcionales, las estructuras, los procesos, sistemas y jerarquías para lograr los objetivos de la empresa así como los sistemas y procedimientos para efectuar el trabajo.

La organización implica múltiples ventajas que fundamentan la importancia de desempeñar las actividades eficientemente, con un mínimo de esfuerzo.

• Reduce los costos e incrementa la productividad.

• Reduce o elimina la duplicidad.

• Establece la arquitectura de la empresa.

• Simplifica el trabajo.

 

División del trabajo

Para dividir el trabajo es necesario llevar a cabo una secuencia que abarca las siguientes etapas:

1. Describir los procesos es el primer paso para llevar a cabo la organización; es la descripción de los procesos básicos, macroprocesos, o funciones principales que se desempeñan en la organización. Como ya se mencionó, un proceso es la secuencia de etapas para realizar una actividad.

2. Definir las funciones más importantes.

3. Clasificar y agrupar funciones de acuerdo con los macroprocesos.

4. Establecer líneas de comunicación e interrelación.

5. Definir los microprocesos; una vez que se han definido los macroprocesos se procede a organizar los procesos de los departamentos o áreas de la empresa.

 

Principios

En resumen, los principios que deben observarse durante todas y cada una de las

Etapas del proceso de organización son:

1. De la misión: Todas las actividades deben servir para lograr la misión de la organización

2. Simplificación: Al organizar es necesario tener presente simplificar el trabajo y no complicarlo

3. Especialización: El trabajo se realizará más fácilmente si se subdivide en actividades específicas.

A mayor especificación mayor eficiencia y destreza

4. Jerarquía: Establece que la organización es una jerarquía. En la empresa se deberán definir claramente los niveles jerárquicos y de autoridad de cada puesto con el fin de propiciar el orden y la disciplina y evitar las fugas de responsabilidad

5. Paridad de autoridad y responsabilidad: A cada grado de responsabilidad conferido corresponde el grado de autoridad necesario para cumplir dicha responsabilidad.

6. Unidad de mando: Los subordinados no deberán reportar a más de un superior ya que ocasiona fugas de responsabilidad, confusión e ineficiencia.

7. Difusión: La filosofía organizacional y los manuales, procesos y procedimientos deben de estar a disposición de todos los empleados que tengan relación con los mismos con el fin de que se propicie la comunicación y coordinación entre las áreas.

8. Amplitud o tramo de control: Un directivo no debe ejercer autoridad directa en más de 5 o 6 áreas. La centralización origina falta de control.

9. De la coordinación: Las áreas y departamentos de la empresa siempre deberán mantenerse en armonía.

La empresa eficiente requiere una estructura organizacional que propicie la sincronización de procesos.

10. Adecuación: La estructura organizacional requiere adaptarse a las necesidades de la empresa. y mejorarse. La arquitectura organizacional que es apropiada para un micro empresa en un momento dado puede no serlo cuando ésta crezca. Es indispensable observar las necesidades de la empresa y efectuar los ajustes para adaptarse al entorno.

 

Elementos

Organigramas

1. Vertical. Los niveles jerárquicos quedan determinados de arriba hacia abajo.

2. Horizontal. Los niveles jerárquicos se representan de izquierda a derecha.

 

3. Circular. Los niveles jerárquicos se grafican desde el centro hacia la periferia.

 

4. Mixto. Se utiliza por razones de espacio, tanto el horizontal como el vertical.

 

Departamentalización

La departamentalización se logra mediante una división orgánica que permite a la empresa desempeñar con eficiencia sus diversas actividades.

Al realizar la departamentalización es conveniente seguir esta secuencia.

• Definir los procesos.

• Listar todas las funciones.

• Clasificarlas de acuerdo con su similitud.

• Ordenarlas en relación con su jerarquía.

• Asignar actividades a cada una de las áreas agrupadas: departamentos o áreas funcionales.

• Especificar las relaciones de autoridad y responsabilidad entre las funciones y los puestos.

• Establecer líneas de comunicación e interrelación entre los departamentos.

El tamaño, la existencia y el tipo de organización de un área deberán relacionarse con el tamaño y las necesidades específicas de la empresa

Cuadro de distribución del trabajo o de actividades

Por medio del cuadro de distribución de actividades es posible:

• Delimitar las actividades de los puestos y de los departamentos.

• Eliminar la duplicidad e ineficiencia.

• Normalizar y estandarizar procedimientos.

• Distribuir adecuadamente las cargas de trabajo de los distintos puestos eliminando tiempos ociosos.

• Evitar fugas de responsabilidad y pérdidas de tiempo

formulación

Para elaborar un cuadro de distribución del trabajo se deben realizar los siguientes pasos:

• Formular una lista de los deberes o actividades que debe realizar cada persona.

• Elaborar una lista de las grandes funciones que corresponden a ese grupo o sección.

• Vaciar dichas listas en la forma del cuadro de distribución de actividades.

• Complementar la información con la observación y la entrevista.

• Sumar verticalmente las horas de cada actividad y las que corresponden a cada persona.